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Dossier Marchés Publics
La question qui se pose trop souvent, est celle de la faculté de participer à un appel d'offre en y apportant sa candidature.
De manière certaine, toute entreprise ou micro-entreprise peut franchir le pas.
Cette question éludée une fois pour toute, l'entreprise se retrouve face à la première problématique, celle de préparer son dossier de réponse. Celle-ci se compose toujours de deux parties : la candidature et l'offre commerciale du candidat.
L'expérience révèle différentes catégories d'entreprises :
. Celles qui ignorent tout de ce secteur et qui préfèrent ne jamais l'aborder pour éviter
toute perte d'énergie et de temps.
. Celles qui considèrent que cette démarche nécessite d'importantes ressources et de
gros investissements, qui leur fait défaut au regard de la taille de leur entreprise.
. Celles qui pensent - à tort - qu'il s'agit d'un domaine réservé aux grandes structures,
une élite qui monopolise l'accès et l'obtention des marchés.
. Celles qui , enfin, ont entrepris la participation à quelques appels d'offres. Une
expérience qui s'est révélée pleine d'embûches, laissant un goût amer.
Il est par conséquent utile de faire appel à un conseil extérieur, pour mettre tous les atouts du côté de cette démarche et lui assurer les éléments d'aboutissement.
Et si on en parlait ? Plus de détails ?
A - La Candidature
En amont de toute candidature, il convient de se pencher sur les documents de la consultation (DCE).
Elaboré par l'acheteur public, ils regroupent les documents nécessaires au candidat pour répondre au marché public : règlement de consultation, documents financiers, cahier des clauses particulières ou CCP, etc.).
Le règlement de consultation (RC) pose les conditions essentiels à la gestion de la candidature (délai de réponse, critères d'attribution, mode de réponse, conditions de la mise en concurrence entre les soumissionnaires Personne physique ou morale, publique ou privée...).
Le Cahier des Clauses Administratives détermine la mise en œuvre du marché (méthode de paiement, de délais, de sous-traitance, de règlement des litiges et de résiliation du marché...).
En fonction des marchés on retrouves soit Le Cahier des Clauses Techniques, soit le
cahier des clauses administratives particulières. Mais également le Cahier des Clauses Techniques (CCTP).
Et pour finir, un Acte d'Engagement. L'acte administratif contractuel par excellence (engagement sur l'offre de prix, l'acception
des clauses du marché, les mentions propres à la validation marché public, ainsi que les engagements des acteurs).
En définitif, nous sommes en présence de la panoplie complète du marché qui définit les contours, les conditions et les règles à respecter pour tout candidat dudit marché.
EN CONCLUSION :
Comment réussir à gérer l'ensemble des contraintes, des conditions établies ?
Comment respecter à la lettre les exigences requises et constituer un dossier parfait ?
Premier volet, premier enjeux.
B - L'Offre du Candidat
A l'instar des documents administratifs du marché public, des documents financiers sont élaborés à l'attention de l'acheteur. Ils portent sur le prix des prestations qui font l'objet du marché public.
Le prix se présente sous l'une des deux formes suivantes, à savoir :
- Bordereau de prix unitaire (BPU) où chaque prestation est listée
- Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : définit les quantités et éléments à chiffrer par les entreprises. Les éléments du prix forfaitaire de la prestation à réaliser sont décomposés.
Première vigilance : une des conditions principales à observer par l'acheteur réside dans le respect de la trame établie. Une candidature peut être écartée en raison d'une non-conformité à la trame demandée par l’acheteur.
Il est bien entendu qu'une offre incomplète, qui ne répond pas à l'ensemble du marché, sera également disqualifiée.
Par définition une DPGF est un document central qui concentre l'attention de l'ensemble des acteurs : maîtrise d'œuvre, l'acheteur public ou privé et le maître d’ouvrage.
La DPGF présente différentes fonctions en trois temps :
1- Première Etape :
. Celle d'énumérer et décomposer les
différents coûts d'un projet.
. Réaliser une enveloppe budgétaire globale.
2- Deuxième Etape :
. Le pouvoir adjudicateur analyse et compare les offres des entreprises.. Il arrête le choix
du titulaire du marché.
3- Troisième Etape :
. L’opérateur économique (l’acheteur, ou la
MOA avec la MOE) s’assure de la cohérence
de la proposition de l’entreprise avec le
cahier des charges et la DPGF.
Quels sont les enjeux du deuxième volet ?
A1 - Le Volet Administratif
La constitution du volet administratif repose sur l'ensemble des éléments requis par les documents fournis par l'acheteur.
Il est par conséquent impératif de relever la liste complète et précise afin de répondre point par point - document (s) à l'appui - à chacune de ces requêtes.
On y retrouvent souvent trois catégories de documents à fournir :
1- Des documents "Cerfa" portant sur des informations propres à l'entreprise et d'autres à personnaliser pour chacun des marchés.
2- Des Attestations, des Certificats divers et variés (des dossiers administratifs à jour propres à l'entreprise, des documents et renseignements
portant sur l'aptitude du candidat à exercer son l'activité professionnelle, ses capacités économiques, financières, techniques et professionnelles,
des références de projets, des portfolios)...
3- Un Mémoire Technique : celui-ci doit répondre à des critères précis. Il apporte la preuve d'une prise de connaissance parfaite du marché et apporte de manière tangible et explicite aux différentes solutions préconisées dans la mise en œuvre et la bonne exécution du marché.
Ce document nécessite une véritable organisation, une bonne personnalisation permettant de répondre correctement et au plus près au impératifs du marché.
4- Un planning détaillé de la mise en œuvre.
Unique, chaque marché requiert une gestion attentive et propre. Condition sine qua non pour un l'accès à une première sélection.
B1 - Le Volet Commercial
Il est inutile de préciser, au regard de l'explication déclinée précédemment la nature et l'importance des enjeux de ce volet.
Par définition, la DPGF a été préparé avec beaucoup de soin. L'opérateur économique détient les clés des estimations assez réelles sinon très proches des coûts du marché.
Un argument de plus, pour aborder ce chapitre avec beaucoup de précautions.
En gardant à l'esprit que l'objectif final est celui de remporter le marché et non d'y participer,
les questions auxquelles il faudrait répondre sont les suivantes :
. Les produits proposés, répondent-ils au
descriptif et aux exigences demandées ?
. Quel fournisseur est à même de s'engager
sur le produit requis, à respecter la marque,
la référence, le tarif négocié, la garantie et le
délai de mise à disposition.
. Comment procéder à un calcul au plus près
des besoins de chacun des postes à chiffrer?
. Sur quelle base chiffrer et quelle marge
bénéficiaire est-il possible de s'octroyer ?
. Comment proposer une offre globale,
cohérente et compétitive ?
Cette démarche nécessite, nous le constatons, une véritable et minutieuse préparation en amont.
Les fournisseurs ont toute leur place sur cet échiquier. Des fournisseurs... ou plutôt des "partenaires" avec qui il faudrait par anticipation, établir des relations de confiance, pour engager des challenges et mener des projets sur la base du "gagnant-gagnant".